Der N8N Buchführungshype auf Youtube

n8n (ausgesprochen „n-eight-n“) ist ein leistungsstarkes Automatisierungstool, das es ermöglicht, verschiedene Anwendungen und Dienste miteinander zu verknüpfen – ganz ohne Programmierkenntnisse. Es handelt sich um eine sogenannte Low-Code Automatisierungsplattform, die Workflows visuell darstellt und dadurch auch für Nicht-Entwickler verständlich und wartbar bleibt. Im Gegensatz zu proprietären Lösungen wie Zapier oder Make ist n8n Open Source und kann auf dem eigenen Server betrieben werden. Das sorgt für mehr Kontrolle, Datenschutz und Anpassungsmöglichkeiten – Werte, die schon in der Vergangenheit in der IT-Welt geschätzt wurden und heute aktueller denn je sind.

Weniger ist mehr: Einfache Buchhaltungsflows mit n8n

In Zeiten von KI-Hype, Automatisierungswahn und ständig neuen Cloud-Tools tut es gut, einmal innezuhalten und sich zu fragen: Geht’s auch einfacher? Die Antwort lautet: Ja. Und n8n ist das perfekte Werkzeug dafür – wenn man es mit Augenmaß einsetzt.

Die Versuchung des Overengineering

Viele YouTube-Videos, Tutorials und Flow-Sharing-Plattformen zeigen scheinbar beeindruckende Automatisierungen. 20, 30 oder gar 50 Nodes in einem einzigen Flow – alles verschachtelt, mit KI-Analyse, OCR, Datenextraktion, semantischem Tagging und Anbindung an drei bis fünf Cloud-Dienste. Klingt beeindruckend – bringt aber oft wenig.

Gerade im Bereich Buchhaltung habe ich immer wieder das Gefühl, dass einfache Vorgänge unnötig kompliziert gemacht werden. Da wird jede eingehende Rechnung zerlegt, analysiert und aufwendig verarbeitet – obwohl sie am Ende doch nur beim Steuerberater landet.

Mein Ansatz: Klar, übersichtlich, robust

Ich selbst nutze n8n, um Rechnungen automatisch von einem dedizierten IMAP-Postfach auszulesen und in meine selbst gehostete Nextcloud zu speichern. Und das in genau fünf Nodes:

1. IMAP Email Reader – liest die eingehenden Rechnungs-Mails aus.
2. JavaScript Parser – extrahiert aus dem Betreff Jahr, Monat und Kunde.
3. File Organizer – strukturiert den Zielpfad z. B. Rechnungen/2025/Hetzner/01.
4. Nextcloud Uploader – speichert die Datei datenschutzkonform.
5. Telegram Notifier – informiert mich, dass alles geklappt hat.

Mehr braucht es nicht.

Ich benenne nicht einmal die Datei um – warum auch? Der Speicherort macht bereits klar, worum es sich handelt. Ob sie invoice-123.pdf oder Hetzner-Mai-2025.pdf heißt, ist für meinen Steuerberater völlig irrelevant.

Kein KI-Hype, kein Google Drive

Ich sehe keinen Sinn darin, jede Datei mit KI zu analysieren. Ich muss die Rechnung ohnehin einmal anschauen, wenn sie reinkommt. Also gebe ich im Betreff gleich die Infos mit – fertig.

Und ja, ich will keine Rechnungen bei Google Drive speichern. Datenschutz ist mir wichtig – deshalb läuft das Ganze auf meiner eigenen Nextcloud. Solide. Sicher. Verständlich.

Fazit: Einfachheit schlägt Komplexität

Es braucht kein KI-Modell, um eine Rechnung richtig abzulegen. Es braucht keinen aufgeblasenen Flow, um den Alltag zu automatisieren. Was es braucht, ist Klarheit, Erfahrung – und ein Werkzeug wie n8n, das dir die Freiheit gibt, einfache Dinge auch einfach zu halten.